【比較】モノクロ社内資料が大量に必要!オフィスで印刷VS外注、どっちがお得?

会議資料やプレゼンテーションの資料・報告書・決算書・研修のレジュメ…etc.

モノクロの社内資料は、ビジネスシーンで使われることが多いもの。少部数ならオフィスで簡単に印刷できますが、200冊を超えるような数量になると印刷や製本が大変です。印刷会社へ外注に出したいけれど、経費のことを考えて迷う方も多いのではないでしょうか。

モノクロ冊子印刷を主に扱う弊社では、お客様から社内資料についてご相談をお受けすることが多くあります。
その際「その資料、弊社で印刷すれば安くできます!」ということも、しばしばです。
そこで今回は、モノクロで資料印刷する場合の手間やコストについて、詳しくご紹介していきたいと思います。オフィスのコピー機を使って作成する場合と、印刷会社に発注して作成する場合、それぞれの費用を比較したグラフも掲載しますので、この機会にぜひ参考にしてみてください。

モノクロの社内資料をオフィスで印刷する場合、手間やコストは?

オフィスに導入されているコピー機で一般的なのは、FAXやスキャナーなどの機能が一体となった「複合機」と呼ばれるものです。複合機を使って大量に印刷すると、手間やコストはどれくらいかかるのでしょうか?一般的なモデルケースを見てみましょう。

モデルケース:X社の場合

研修のための資料データを作ったA課長。A4の用紙に本文64ページを両面印刷し、表紙をつけて200冊分を準備する予定です。
データはモノクロ(白黒)で作成済み。社内で使うものなので経費をかけたくありません。そのため、社員Bさんにオフィスで印刷するよう指示を出しました。

・印刷・製本にかかる時間は?

まずは、X社の資料に必要な印刷枚数を計算してみます。
印刷枚数=(本文64枚+表紙1枚)×200部=13,000枚
X社のオフィスで使っている複合機の印刷スピードは、毎分30枚。13,000枚の印刷をするのには約433分、つまり7時間以上かかる計算になります。
その間、何度も用紙の補充やホッチキス留めなどの手間がかかるため、社員Bさんにとっては大変な一日仕事です。
日常的に大量の資料印刷を行う会社では、複合機にオプションで自動給紙機能・ステープル(ホッチキス)機能をつけている場合もありますが、そこまで本格的に設備を整えている会社はごくごく稀でしょう。一般的な会社では給紙や製本を手作業に頼ることになり、かかる手間は膨大です。

・印刷にかかるコストは?

社内で印刷する場合に発生する費用が「カウンター料金」です。
カウンター料金とは、印刷枚数に応じてかかる料金のこと。オフィスで複合機を購入・レンタルする場合は、保守会社と「カウンター保守契約」を結ぶことが多く、修理やメンテナンスを無料で行ってもらう代わりに、カウンター料金を支払う仕組みになっています。契約内容によって金額はまちまちですが、モノクロ1枚当たり3~5円が一般的です。そのほかに基本料金というものがあり、使用の有無に関係なく毎月発生する金額となります。極端にカウンター料金が安い場合は、本体のリース料金が高かったり、印刷に必要な消耗品であるトナー料金が含まれていなかったりと、別の部分で料金が発生している可能性がありますので、相場から見てカウンター料金があまりにも安い場合は、一度契約内容の確認をおこなうことをオススメします。

・ではX社の場合、カウンター料金と用紙代がいくらかかるのか、計算してみましょう。

・カウンター料金
X社のカウンター料金は、モノクロ1枚3円。資料は全部で13,000枚印刷するので、カウンター料金=13,000枚×3円=39,000円…

・用紙代
両面印刷をするので、資料(64ページ)の本文に使う枚数は1部あたり32枚。表紙と合わせると、全体に使う枚数は次のような計算になります。

用紙枚数=(本文32枚+表紙1枚)×200部=6,600枚
X社で使っているコピー用紙は1枚あたり0.7円。そのため、用紙代は以下の金額になります。
用紙代=6600枚×0.7円=4,620円…

を足すと、X社がオフィスで資料印刷する場合の主なコストは43,620円になります。別途基本料金、担当者の人件費が発生しますが、各社バラツキがあるため割愛します。

モノクロの社内資料、何部以上なら外注した方がお得なの?

データ作成を社内オフィスで行い、印刷・製本のみを外注する場合を考えてみましょう。モノクロ資料を作成する場合の印刷方法は「軽オフセット印刷」がおすすめです。
印刷方法にはいろいろありますが、「オフセット印刷」でもなく、「オンデマンド印刷」でもなく、「軽オフセット印刷」をおすすめする理由。
それは、モノクロの大量印刷(1500部程度まで)に特化した印刷方法だからです。

価格が安く、モノクロの写真やグラフも綺麗に表現できる軽オフセット印刷は、社内資料を大量に印刷する時に持ってこいの方法なのです。
以下のページでは、軽オフセット印刷について詳しく説明しています。

・200部を超えるなら、軽オフセット印刷がおすすめ

軽オフセット印刷の特徴は、部数が増えるほど1部あたりの印刷費用が下がること。版を使って印刷するため、一度版を作ってしまえば、部数が増えてもコストはそれほど増えないためです。
一方、オフィスで印刷すると、ページ数・部数が増えるのに比例して、カウンター料金・用紙代が上がってしまうもの。そのため、数量が多ければ印刷会社に発注し、軽オフセット印刷で作成した方が安くなることがあります。では、どのくらいの部数で発注した方が安くなるのでしょうか。資料を軽オフセット印刷で発注した場合と、オフィスで印刷した場合とで、部数に応じた価格を比べてみましょう。

軽オフセットとコピー機印刷での価格比較表

参考:平綴じ冊子作成時の参考価格表(A4、表紙:色上質特厚口 本文:上質55kgを使用)

青い帯が、軽オフセット印刷の価格。赤い直線が、X社がオフィスで印刷した場合のコストです。少部数ではオフィス印刷の方が安いですが、300部で価格が逆転しているのが分かります。
先ほどのモデルケースでは、A課長が「200部の資料を安く印刷するため、オフィスの複合機を使う」という判断をしました。
グラフから実際の価格を見てみると、200部の場合は、オフィス印刷で43,620円、軽オフセット印刷で49,146円。これを見ると、A課長の判断は正解ですね。
しかし、この数字には社員Bさんの人件費が入っていないことに要注意。資料を準備するのに社員Bさんが丸一日かけており、時給に換算すると相当な額になってしまいます。その分を人件費として加えると、200部の段階で価格が逆転するのではないでしょうか。
弊社の経験から言わせていただくと、200部以上のモノクロ資料なら、軽オフセット印刷の方が安く・圧倒的に美しく仕上がります。

・軽オフセット印刷ならではのメリットとは?

軽オフセット印刷のメリットは、価格の安さだけではありません。
・波打ちが起きない
まず出来上がった冊子に波打ちが起きません。複合機の多くは「トナー方式」で、微細な粉を熱・静電気で紙に定着させて印刷するため、その際の熱で紙が波打ってしまうことがよくあります。厚みのある資料ならなおのこと、目立ってしまいがちです。インキを紙に転写する軽オフセット印刷では、熱による波打ちが起こらず、きれいに仕上げることができます。
・印刷スピードが圧倒的に早い
軽オフセット印刷では、1時間あたり7,000枚の印刷が可能。短納期で仕上げることができます。
・出来上がった冊子の仕上がりが格段に美しい
印刷のプロに任せれば、製本もきれいです。厚手の用紙で表紙を巻きつけること、冊子の真ん中をホッチキスで綴じることも容易におこなえるなど、オフィスでは難しい製本にも対応可能です。

社内資料の印刷、プロに任せてお得に済ませよう

経費削減のため、オフィスで済ませがちな資料印刷ですが、印刷会社に発注した方が結果的に格安にできることもあります。
印刷や製本の手間も省けるので、空いた時間を社内業務に有効に使うことができます。200部以上の資料を作る際は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
また選べる用紙の豊富さも印刷会社へ依頼するメリットの一つです。すぐに破棄する資料、長期保存する資料と様々ですので、長期保存資料には耐久性のある良い用紙を選択してみると良いかもしれません。
厳しい情勢が続く中、少しでも経費削減に貢献できれば幸いでございます。

参考:用紙ラインナップ

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モノクロ冊子印刷.comでは「安く・早く・美しく」というこだわりを持ち、資料印刷のサポートも積極的に行っています。
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